英文申請表怎麼填？姓名拼音、學歷與緊急聯絡人等常見欄位說明

申請國外學校、交換計畫、語言課程或校內宿舍時，幾乎都要填寫英文申請表。這些表格多半是線上系統，欄位名稱看似簡單，但如果不熟悉英文表格的習慣，很容易填錯姓名順序、日期格式或學歷資訊，造成後續文件對不上而需要補件。本文整理英文申請表的常見欄位與填寫注意事項，幫助你一次填對。

個人基本資料（Personal Details）

Title：稱謂，例如 Mr、Ms、Mx。若不想填寫，有些表格提供 prefer not to say。
First name / Given name：名字。
Last name / Family name / Surname：姓氏。
Middle name：中間名，台灣學生通常沒有，可留白或依系統指示填寫。
Preferred name：希望別人稱呼你的名字，可以填英文名字。
Date of birth（DOB）：出生日期。
Nationality / Citizenship：國籍。
Gender：性別。

填寫姓名時最重要的原則是：和護照完全一致。例如護照上姓氏為 CHEN、名字為 YI-TING，就應分別填入 Family name 與 Given name，連字號與空格也要一致。英文名字如 Grace 不屬於護照姓名，通常只填在 Preferred name 欄位。若姓名拼法不一致，日後簽證、成績單或入學文件都可能需要額外說明。

日期格式要特別小心

不同國家的日期寫法不同，美國常用「月/日/年」，英國與許多國家則常用「日/月/年」。例如 03/04/2005，在美國表示三月四日，在英國則表示四月三日。填表時務必看清楚欄位提示，例如 DD/MM/YYYY 或 MM/DD/YYYY。如果表格允許，也可以用下拉選單選擇月份名稱，避免混淆。

聯絡資訊（Contact Information）

Email address：建議使用常用且看起來專業的信箱，並確認能收到國外寄來的信件。
Phone number：通常需要加上國碼，台灣國碼為 +886，手機號碼開頭的 0 要去掉，例如 +886 912 345 678。
Permanent address / Home address：永久地址或戶籍地址。
Correspondence address / Mailing address：通訊地址，若與永久地址相同，可勾選 same as above。

英文地址的順序和中文相反，是由小到大：門牌號碼、巷弄、路名、區、城市、郵遞區號、國家。例如「台北市大安區和平東路一段 10 號 5 樓」可以寫成 5F., No. 10, Sec. 1, Heping E. Rd., Da’an Dist., Taipei City 106, Taiwan。若不確定譯法，可以使用郵政機關提供的地址翻譯服務。

學歷資料（Education History）

Institution name：學校名稱，請使用學校官方英文名稱。
Country：學校所在國家。
Dates attended / From – To：就讀起訖日期。
Qualification / Degree：取得或預計取得的學位，例如 Bachelor of Arts。
Major / Field of study：主修科系。
GPA / Grade average：平均成績，填寫時注意是否需要註明滿分，例如 3.6 out of 4.0。
Expected graduation date：預計畢業日期，尚未畢業者填寫。

學校與科系名稱建議以英文成績單上的寫法為準，確保申請表與文件一致。

緊急聯絡人（Emergency Contact）

多數申請表會要求填寫緊急聯絡人，常見欄位包括姓名、與本人的關係（relationship）、電話與電子郵件。關係的英文可以填 father、mother、parent、sibling、spouse、guardian 等。請先告知對方你填寫了他的資料，並確認對方能接聽國際電話或收到英文郵件。

其他常見欄位

Passport number / Expiry date：護照號碼與效期，填寫前確認護照效期是否足夠。
English language proficiency：語言能力證明，需填寫考試名稱、日期與分數。
Disability or support needs：是否需要特殊協助，可依個人情況選填，這類資訊通常用於安排支援服務。
Criminal convictions：部分學校會詢問犯罪紀錄，請如實回答。
Declaration：聲明欄，勾選表示確認所填資料正確無誤。

短文欄位與附件上傳

有些申請表除了基本資料，還會包含簡短問答欄位，例如 Why are you interested in this program?（你為什麼對這個課程有興趣？）或 Tell us about any relevant experience.（請說明相關經驗。）。這類欄位通常有字數限制（word limit），回答時要切題、具體，避免直接貼上其他用途的長篇文章。建議先在文書軟體中寫好草稿並檢查拼字，再複製到系統中，以免系統逾時登出導致內容遺失。

上傳附件時，也要留意檔名與格式。檔名可以包含姓名與文件類型，例如 ChenYiTing_Transcript.pdf，方便承辦人員辨識；若系統只接受 PDF，就要先將掃描檔轉檔並確認內容清楚可讀。多頁文件最好合併成一個檔案，避免漏傳。