申請學校的英文文件怎麼準備？成績單、在學證明與畢業證書的翻譯與認證觀念

申請國外學校或交換計畫時，除了讀書計畫、推薦信與語言成績之外，通常還需要繳交英文版的成績單、在學證明或畢業證書等學歷文件。這些文件看似只是行政程序，但如果格式不符、翻譯不正確或少了必要的認證，可能會拖延審核進度。本文整理申請時常見的學歷文件、取得英文版本的方式，以及翻譯與認證的基本觀念。實際要求依各校與各國規定而不同，請務必以申請學校的公告為準。

常見的學歷文件與英文名稱

成績單：transcript 或 academic record，列出修過的科目、學分與成績。
在學證明：certificate of enrollment 或 enrollment verification，證明目前仍在學。
畢業證書：diploma 或 degree certificate。
學位證明：certificate of degree 或 proof of degree，部分學校在學位證書尚未發放前提供。
排名證明：certificate of class rank，部分申請會要求。
預計畢業證明：expected graduation letter，尚未畢業時用來證明預計取得學位的時間。

英文版文件從哪裡取得？

台灣多數大學與高中都可以申請英文版成績單與在學證明，通常透過學校教務單位或線上申請系統辦理。建議提早確認以下事項：

申請需要多少個工作天，是否能加急。
文件是否需要加蓋學校印信或由承辦人簽名。
是否提供彌封（sealed envelope）服務，部分國外學校要求成績單必須密封寄送或由學校直接寄出。
是否有電子版本，以及電子版本是否被申請學校接受。

申請季節前後，教務單位通常比較忙碌，若同時申請多所學校，最好一次申請足夠份數，避免來回補件耽誤時間。

自行翻譯還是請專業翻譯？

如果學校無法提供英文版文件，或申請國家要求特定格式的翻譯，就需要另外處理翻譯。常見的情況有以下幾種：

學校直接出具英文版：最理想的情況，通常可直接使用。
專業翻譯並附翻譯證明：部分學校要求由翻譯人員提供聲明，證明譯文與原文相符。
翻譯後經公證或驗證：某些國家或用途需要經公證人公證，或經相關機關驗證文件真實性。

無論採用哪種方式，都要先確認申請學校接受的形式，不要自行假設。翻譯時要特別注意科目名稱的一致性，例如「微積分」翻成 Calculus、「普通物理」翻成 General Physics，同一份申請中的譯名應前後一致。

認證是什麼意思？

申請文件常出現 certified copy、notarized、authenticated 等字，它們代表不同層級的文件確認：

certified copy：經發證單位或授權人員確認與正本相符的副本。
notarized：經公證人公證，證明文件簽署或副本的真實性。
authenticated / legalized：經政府相關單位驗證，常用於跨國文件使用。

不同國家與學校的要求差異很大，有些只需要掃描檔即可初審，錄取後才需要繳交正式文件；有些則在申請階段就要求寄送紙本正本。若看不懂學校的規定，可以寫信詢問招生辦公室。

寫信詢問招生辦公室的英文範例

以下是詢問文件規定時可以參考的句子：

Could you confirm whether an English transcript issued by my university is acceptable, or do I need a certified translation?（請問我學校出具的英文成績單是否可以接受，還是需要經認證的翻譯？）
Should the transcript be sent directly from my university, or can I upload a scanned copy for the initial review?（成績單需要由學校直接寄送，還是初審時可以上傳掃描檔？）
I have not graduated yet. Is a certificate of enrollment and an expected graduation letter sufficient at this stage?（我尚未畢業，現階段提供在學證明與預計畢業證明是否足夠？）

寫信時記得附上申請編號、姓名與申請科系，方便對方查詢。